Pada dasarnya pengoprasian program microsaf acces tidak dapat terlepas dari system operasi yang teristal dalam hardisk proses untuk memanggil program microsof access pada hakikatnya sama dengan program microsof office, hanya saja dapat prosedur tertenntu yang membedakan pengoprasian program ini.
1. Memanggil program microsof acces
Eksekusi program untuk memanggil di lakukan dua cara yaitu:
a. Langkah untuk memanggil program microsof access dengan menggunakan microsof shortcut adalah:
Bawa penunjukan mouse pada icon shortcut microsof access
Lakukan double klik untuk memulai eksekusi program
b. Menggunakan star menu, langkah-langkahnya:
Click star menu untuk menampilkan susunan menu
Highlight atu sorot menu program kemudian akan tampil submenu program
Click menu program microsof access
2. Elemen layar mivrosof access
a. Control menu, merupakn menu yang berfungsi untuk mengubah ukuran, memindahkan, serta menutup m.s. access
b. Title bar, memuat informasi tentang nama program yang sekaran ini aktif
c. Menu bar, berwujut tampilan menu tertulis
d. Standart toolbar, berisikan menu yang sedang digunakan dalam pengoperasian database
e. Kotak dialog, merupakan tampilan yang berguna untuk merancanakan pembuatan database.
f. Taskbar, sebagai indicator untuk mengetahui aktifitas ms access saat ini serta keaktifan beberapa tombol.
3. Keluar dan menutup program Ms. Access
a. Pilih menu file, kemudian pilih menu exit, atau
b. Click tombol close (dialog box; disudut atas kanan), atau
c. Tekan Alt+F4
Membuat database baru
Database hanya menampung file dan menyimpan semua objek database, seperti table,form, dan report. Untuk membuat file database dapat di tempuh dengan dua pilihan antara lain, membuat blank data base dengan cara serat atau membuat database template. Membuatat database template dengan memanfaatkan database wizard tidak hanya di gunakan untuk membuat file baru saja, namun juga membantu dalam pembuatan table,form, dan objek lain dalam database.
1. Membuat blank database
a. Buka access windows (click star,program, Ms. Access)
b. Pilih blank access database atau click New pada database toolbar, untuk kemdian akan tampil New blank database.
c. Pada kotak save in: tentukan media penyimpanan data.
d. Pada kotak file name: masukkan file name database
e. Click create, selanjutnya New database window akan tampil dalam ruang kerja Ms. Access
2. Membuat database dari template
a. Dalam menu access windows, click file New!
b. Untuk kemudian akan tampil kotak dialog template, click ok
c. Tentukan lokasi untuk database dengan menggunakan save in drop down list, ketik nama database, kemudian click create untuk melanjutkan! File database baru & kemudian database wizard akn menghubungkan dengan template starts. Misalkan dipilih contact mangemen template, maka wizard akan menerangkan tife informasi yang disimpan database.
d. Click next untuk meninggalkan layar pembuka wizard
e. Pilih table dengan memeriksa field-fieldnya
f. Kemudian access akan meminta user untuk memasukkan pilihan model tampilan layaar yang di inginkan setelaah selesai click next
g. Wizard akan memint user untuk memasukkan model report yang akan dicetak click next
h. Masukkan judul report
i. Masukkan form & report (logo perusahaan) click yes, I’d like to include a picturevpada check box. Kemudian click gambar, pilih gambar ok
j. Click next untuk melanjutkan dan membawa user pada wizard terakhir dengan menekan finish.
Objek kelenkapan input data
1.) Membuat table dengan table design view
Dalam database windows, click icon table, double click create in design view
Tempatkan titik sisip pada garis pertama dari kolom field name , lalu masukkan nama field, tekan tab atau enter untuk pindah ke kolom data type.
Pada kolom data type, tentukan type data yang sesuai untuk nama field.
Pada kolom description, masukkan descripsi untuk field.
Ulangi langkah memasukkan namaa field dan type data untuk ketentuan field berikutnya.
2.) Menentukan primary key
Pada table design view, pilih field yang akan dijadikan sebagai primary key
Pilih edit, primary key, atau click tombol primary key pada toolbar
Simpan kembali dengan save (toolbar)
Masukkan nama table kemudian click ok
Untuk pindah kedata sheet view guna memasukkan data, click tombol view pada toolbar, adapun untuk menutup table dapat dipilih close (x)
3.) Memasukkan data daalam table
Double click pada table yang bersangkutan hingga kemungkinan table terbuka dalam database view
Jika input data telah selesai untuk satu baris data tersebut, maka akan tampi baris record kosong disebelah bawah, untuk data dengan type autonumber (u/io) cukup dengan menekan tab setiap penginput data selesai , selalu diakhiri dengan tab.
Editing database access
1.) Mengubah database access
a. Pergunakan tombol tab (tabulasi) untuk pindah ke field yang akan di edit atau field dengan menggunakan mouse
b. Masukkan data baru untuk mengganti data lama
c. Untuk pindah ke field edit berikutnya dapat di tekan tab atau menggunakan mouse
2.) Memindah dan menyalin data
a. Pilih isi fiel secara kesuluruhan atau sebagian yang hendak di saling
b. Dari menu edit, kemudian pilih cut (untuk pindah) dan copy (untuk menyalin) atau tekan ctrl+x untuk memotong dan ctrl+c untuk menyalin
c. Tempatkan titik sisip di mana data akan di pindah atau di salin
d. Dari menu edit, pilih paste atau tekan ctrl+v untuk menempatkan hasil
3.) Menghapus record
a. Tentukan recort yang akan di hapus
b. Click tombol delet record pada toolbar atau tekan tombol delete pada keyboardatau dari menu edit , pilih delete recort.
c. Kemedian sebuah kotak dialog akan tampil untuk memberikan konfirmasi tentag jadi tidaknya record di hapus.
4.) Mengubah font pda table
a. Dari menu format, pilih menu font
b. Tentukan font (jenis font), font style (effect font), size (ukuran font)
c. Click ok
Form dalam database access
1.) Membuat form database access
Ada 3 cara untuk membuat form yaitu:
a. Auto form, memberikan kecepatan form generic / dasar yang berisi semua field dalam satu table tunggal.
b. Form wizard, membuat suatu form dan memberikan suatu seri layar yang dapat di pilih field dan modelnya.
c. Form design view, kemampuan yang di miliki access untuk mendasign dan memilih field table yang sesuai.
2.) Memasukkan data kedalam form
Tujuan pembuatang form adalah agar user dapat memasukkan data dengan mudah ke dalam table,.
Langkah-langkah untuk measukkan data:
a. Buka form windows database, click form, kemudian click double nama form.
b. Masukkan data dalam masing-masing field, field yang tertampil dalam form! Tekan tab untuk pindah field berikutnya! Shift + tab dapat di gunakan untuk pindah ke field sebelumnya. Jika telah sampai ke field terakhir, tekan tab untuk pindah ke field pertama dalam recort baru!
Fitur manipulasi data
1.) Menggunakan fitur find
Fitur find memang disajikan untuk mencari data. Fitur find juga baik di gunakan dalam table data sheet view dan form view utnuk menentukan suatu record tertentu dapat di tempuh dengan langkah sbb:
a. Bukala file data base sheet view atau bukalah form untuk input data yang di perlukan
b. Click dalam field yang akan di cari
c. Dari menu edit, pilih submenu fint atau tekan ctrl+f kemudian akan tampil kotak dialog fint atau replace
d. Pada kotak fint what, masukkan data yang hendak di cari
e. Pada kotak look in, masukkan nama table
f. Pada kotak match case, tentukan spesifikasi pencarian
g. Kotak chek match case, di funsikan untuk membatasi kesusaian masukkan data yang memiliki kesamaan masalah sebagai setting pencari
h. Untuk memulai mencari data, click fint next, dengan menggeser kotak dialog fint dan replace, user dapat mengontrol sampai dimana proses pencarian berakhir.
i. Untuk mencari dan menemukan lagi, click fint next, dan click ok untuk membersihkan pesan, jika telah sesuai, click kotak close(x)
2.) Menggunakan fitur reflace
Reflace adalah fitur yang di funsikan untuk mencari dan juga mengganti data yang adapada bagian tertentu, bahkan secara manual maupun secara missal. Hal ini sangat berguna untuk memperbaiki kesalahan pengetikan, sebab spelling checker tidak memebantu membenarkan tipe-tipe kesalahan ejaan.
3.) Menggunakan fitur sort data
Menggunakan database access memungkinkan user memasukkan data menurut urutan logika . dengan demikian untuk mengubah urutan recort dalam table pada parametel field tertentu sesuai bermanfaat. Fitur sort di fungsikan untuk pekerjaan tersebut . cara cepat untuk membuat suatu urutan yaitu dengan menggunakan tombol sort accending atau sort descending pada table toolabar. Cara ini hanya membatasi lingkupsort satu field atau field yang berdekatan.
4.) Menggunakan fitur filler data
Fitur filler data secara tomporer akan menyimbunyikaan recort dari table yang tidak sesuai dengan kreteria filler, sebagai contoh, user ingin melihat table pegawai yang melampaui target penjualan pada tahun ini, atau table pesanan yang terjadi paada tanggal tertentu.
5.) Menggunakan fitur index data
Index bukan merupakan metode amnipulasi data seperti halnya sort atau filter, namun index melengkapi suatu metode untuk mempercepat pencaharian, sort, dengan filter dengan mengelompokkan isi dari suatu field tertentu . primary key field dalam table secara otomatis akan di index. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
a. Buka table dalam design view
b. Pilih field yang menjadi dasar index
c. Dalam field properties pane pada general tab, click dalam indexed box
d. Dalam daftar drop down field yang di index pilih yes
e. Simpang struktur table dengan melakukan click tombol save pada design toolbar, kemudian tutup design view pada table
Index adalah fitur yang kurang menarik, index bekerja secara tersembunyi untuk mempercepat pencaharian dan pemfilteran index tidak memiliki fungsi yang bebas.
6.) Membuat form dengan design view
a. Dari menu database, windows click form
b. Click tombol New, kotak dialog form akan di tampilkan
c. Click design view
d. Plih table / query dari daftar drop down pada dasar kotak dialog
e. Click ok, kemudian akan tampil windows form design, dan siap untuk memulai mendesign form.
7.) Menambah control dalam table
a. Untuk menunjuk daftar nama field jika tidak Nampak pilih field list dari menu view
b. Drag field pada daftar field pada detail area suatu form, penunjuk mause akan berubah manjadi penunjuk dimana field di tempatkan.
